Hầu hết các cuộc tụ tập ảo khiến các nhóm rơi vào tình trạng “hôn mê”. Để tránh một bài trình bày thụ động và thu hút thảo luận, hãy thử các quy tắc sau cho cuộc họp ảo lẫn họp “thật”.
Có thể bạn quan tâm: Cách viết một email cơ bản và chuyên nghiệp –
1. Quy tắc 60 giây
Đầu tiên, không ép buộc thành viên dự họp phải đưa ra giải pháp vấn đề cho đến khi họ cảm thấy có vấn đề. Làm điều gì đó trong 60 giây đầu tiên để giúp họ trải nghiệm nó. Bạn có thể chia sẻ các số liệu thống kê gây sốc hoặc khiêu khích, giai thoại hoặc tương tự làm kịch tính hóa vấn đề.
Ví dụ:
Chủ trì cuộc họp có thể chia sẻ một thống kê cho thấy doanh số giảm sút. Anh ta có thể chia sẻ một câu chuyện (có thể hư cấu) về một khách hàng đã ngừng mua vì nhân viên hỗ trợ không tốt. Hay tấm gương thành công của một đội nhóm tiêu biểu, hoặc câu chuyện ví von về sự thành công nhờ đội ngũ ăn ý.
Cho dù bạn sử dụng chiến thuật nào, mục tiêu của bạn là đảm bảo các nhóm thấu hiểu vấn đề (hoặc cơ hội) trước khi bạn cố gắng giải quyết nó.
2. Quy tắc trách nhiệm trong cuộc họp
Khi mọi người ra đời làm việc, họ làm việc để xác định vai trò của họ.
Ví dụ:
- Khi bạn vào rạp chiếu phim, bạn vô thức xác định vai trò của mình là người xem. Bạn tớ đó để được giải trí.
- Khi bạn vào phòng tập thể dục, bạn là một hội viên. Bạn ở đó để rèn luyện sức khỏe.
Rủi ro lớn nhất trong các cuộc họp ảo là cho phép người dự vô thức đảm nhận vai trò dự thính, không ý kiến. Nhiều người đã tự xác định vai trò này này khi nhận được lời mời họp. Để ngăn chặn việc tự gán vai trò này, hãy tạo một kinh nghiệm về trách nhiệm được chia sẻ sớm trong bài thuyết trình của bạn.
Đừng làm điều đó bằng cách nói: “Được rồi, tôi muốn đây là một cuộc trò chuyện, không phải là một bài thuyết trình. Tôi cần tất cả các bạn tham gia.”
Điều đó hiếm khi hiệu quả. Thay vào đó, hãy tạo cơ hội cho họ nhận trách nhiệm có ý nghĩa. Điều này được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng quy tắc tiếp theo.
3. Không nơi nào để ẩn quy tắc
Nghiên cứu cho thấy một người dường như bị đau tim trên tàu điện ngầm ít có khả năng nhận được sự giúp đỡ khi có càng nhiều người trên tàu. Các nhà tâm lý học xã hội gọi hiện tượng này là sự khuếch tán trách nhiệm. Nếu mọi người có trách nhiệm, thì không ai cảm thấy có trách nhiệm.
Tránh điều này trong cuộc họp của bạn bằng cách giao cho mọi người những nhiệm vụ mà họ có thể chủ động tham gia để không có nơi nào để che giấu. Xác định một vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng, gắn mọi người vào nhóm hai hoặc ba (tối đa).
Cung cấp cho họ phương tiện để liên lạc với nhau (nền tảng công nghệ họp thống nhất). Nếu bạn trên nền tảng cuộc họp ảo cho phép các nhóm thể hiện sáng tao, hãy sử dụng chúng một cách tự do.
Cung cấp cho họ một khung thời gian hạn chế để thực hiện một nhiệm vụ ngắn gọn và có quy trình rõ ràng. Chẳng hạn, ba phút sau khi trình bày xong phiên của mình, chủ trì họp có thể nói một lời giới thiệu vắn tắt cho phần trình bày sau như:
- Ai sẽ trình bày phần tiếp theo. Chức vụ, nhiệm vụ hoặc người thật việc thật (như video phỏng vấn khách).
- Vấn đề trình bày, nhấn vào điểm chính mà mọi người sẽ được giải quyết: vấn đề giảm doanh thu, nhân sự thiếu hụt, chiêu trò của đối thủ…
- Trách nhiệm, quyền lợi, phần thưởng và tương lai sáng lạn… cùng cam kết thực sự từ các thành viên dự họp.
4. Quy tắc MVP – Giới hạn số slide trình bày
Không có gì hạ gục tốt những người dự họp bằng slide này đến slide khác, slide đầy số liệu với các gạch đầu dòng vô tận. Không quan trọng là người dự thông minh hay trí tuệ rao sao. Nếu mục tiêu là mọi người tham gia tích cực, bạn phải pha lẫn các sự kiện và câu chuyện để trình bày.
Bạn cũng phải ra giới hạn số slide trình bày, hay còn gọi là nguyên tắc Minimum Viable PowerPoint (MVP). Nói cách khác, cuộc họp nên mang lại lượng dữ liệu hợp lý và vừa đủ. Đừng lồng thêm một slide không có thông tin cho mục đích đệm hoặc tạm nghỉ.
Một lợi ích phụ của quy tắc này là nó buộc bạn phải thu hút người tham dự. Nếu bạn có quá nhiều slide, bạn cảm thấy bị quá sức để vượt qua chúng. Nếu người trình bày chỉ có 18 phút nói, thì 15 slide là quá nhiều. Anh ta trình bày vấn đề chỉ trong một hoặc hai slide. Sau đó sử dụng bất kỳ slide bổ sung nào để hoàn thành trình bày theo 3 quy tắc trên.
5. Quy tắc 5 phút
Đừng kéo dài lâu hơn 5 phút mà không đưa ra một vấn đề khác cho nhóm. Những người tham gia đang khắp nơi và âm ỉ với hàng tá những phiền nhiễu hấp dẫn. Nếu bạn không duy trì liên tục sự kỳ vọng về ý nghĩa của cuộc họp, họ sẽ rút lui vào vai trò quan sát viên đó. Bạn sẽ phải vất vả hơn để đưa họ trở lại.
Ví dụ:
Trong bài thuyết trình dài 15 phút của mình, người chủ trì nên có 2-3 lần tóm tắt ngắn gọn vấn đề rõ ràng và có ý nghĩa. Anh ta có thể kết thúc phần trình bày của mình với một danh sách các tùy chọn do nhóm tạo. Sau đó đem bỏ phiếu để xác định quan điểm của nhóm về việc bắt đầu từ đâu.
Sưu tầm và lược dịch từ Havard Business Review
