Cách viết một email 📧 chuyên nghiệp cần những gì? Hãy cùng ngôi nhà kiến thức tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Có thể bạn quan tâm: Email là gì – Email marketing là gì và làm sao hiệu quả
Email bây giờ là một kênh giao tiếp và truyền thông phổ biến. Nhưng cách viết chung cho một email gần như chưa có. Đây là tập hợp những nguyên tắc phổ biến về cách viết email, tùy từng công ty sẽ có cách giao tiếp email riêng, không khó thực hiện, bạn làm dần dần cũng sẽ quen. Nếu được, bạn có thể tự rút ra những cách viết email tốt hơn và phù hợp ngữ cảnh. Hãy tham khảo các bước viết email như sau:
Hãy gõ đúng địa chỉ
Bạn phải gõ đúng địa chỉ người gửi. Thiếu @ hay quên ghi đuôi thì lỡ nhấn nhầm nút gửi hay send. Server email sẽ báo cho bạn ngay. Trước đây các server vẫn cho gửi đi rồi báo lỗi, sau này đã bị chặn rồi nên bạn yên tâm. Vấn đề là hãy nhớ có .vn hay không vì nhiều email phổ biến như yahoo hay bị lỗi này.
Một mẹo vặt để tránh gửi mail khi chưa xong nội dung. Là đừng vội địa chỉ Email của người nhận thư trước. Khi nào hoàn thành nội dung cần gửi, kiểm tra ổn cả rồi hãy điền địa chỉ email vào và gửi. Việc này nhầm tránh tình trạng vô tình nhấn gửi email khi chưa hoàn thành nội dung hoặc thiếu sót lỡ tay…..
Chú ý khi dùng CC và BCC
CC là nơi bạn ghi mail của quản lý của bạn và quản lý của người gửi mail bên kia nếu có.
BCC thường là gửi mà bạn muốn bảo mật danh sách gửi để không bị người khác cướp danh sách để đi spam.
Đôi khi, cùng một nội dung bạn muốn gửi cho nhiều người, bạn vẫn có thể dùng bcc. Như là lời cảnh cáo nhân viên nhưng không cho người cảnh cáo biết là việc cảnh cáo sẽ được gửi cho ai, cũng là cách giữ thể diện cho người bị cảnh cáo.
Ghi tiêu đề mail ngắn gọn và không dùng ngôn ngữ nói
Trong các web email phổ biến như Google hay Yahoo hay nhắc nhở bạn ghi tiêu đề mail(Subject). Không có tiêu đề thì email nhìn thiếu chuyên nghiệp.
Bạn có muốn đọc mail của ai đó gửi bạn mà cái tiêu đề cũng không ghi nên hồn?
Chưa kể vài người dùng tiêu đề mail như một chương trình chat. Chỉ ghi nội dung ở tiêu đề, còn phần thư không để bất kỳ nội dung nào. Nếu trao đổi ngắn, nên dùng chương trình chat nội bộ hoặc các chương trình chat phổ biến ở công ty như: Skype, Mess Facebook, Hangout, Viber hoặc Zalo…
Nội dung luôn nhớ KISS
Ghi nội dung nhớ nguyên tắc KISS (Keep It Short and Simple). Ghi đúng vấn đề, không kể lể dài dòng hay rào trước đón sau quá dài. Bây giờ người ta rất lười đọc, hãy liệt kê vấn đề ra từng dòng 1. Người trả lời email cứ theo từng dòng mà trả lời bằng màu chữ khác, rất nhanh và tiện.
Nhớ có mở đầu nội dung chào hỏi, phần nội dung là trao đổi vấn đề cần nói, và phần kết thư là lời cám ơn vì người ta đã dành thời gian đọc thư của mình. Sau phần cám ơn sẽ là một lời chúc.
Ví dụ: Chúc bạn 1 ngày vui vẻ, Have a nice day, Best Regard, ….
Chèn tập tin đính kèm trước khi ghi nội dung
Nếu có chèn tập tin hay file vào mail. Mình khuyên các bạn nên chèn trước, vì khi viết mail xong nhiều người mệt quá sẽ quên mất chèn file vào mail. Lỗi này người ta châm chước được nhưng không nên vi phạm hoài.
Nhưng nói bạn mới cũng hơi oan, vì nhiều người dùng mail lâu năm vẫn hay mắc lỗi ngớ ngẩn này. Và đa phần là nhận ra điều này khi người nhận mail hỏi file đính kèm đâu?
Chữ ký Email
Hầu như tất cả các email hiện nay đều có phần cấu hình chữ ký cho Email. Thường là nằm ở trong phần Cài đặt (Setting)
Chữ ký thì cần có những thông tin như sau: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ mail, đơn vị công tác, địa chỉ,… để đối tác liên hệ khi cần. Có thể ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ:
Ví dụ
Trần Duy Thuận
Leader Seo
Ngôi nhà kiến thức
250 xxxx Quận Tân Bình, TP.HCM
ĐT: 076xxxxxxxx
Email: ngoinhakienthuc@hotmail.com
Có rất nhiều trang web để giúp bạn tạo được chữ ký cho Email bạn. Bạn có thể tìm trên Google về từ khóa là free email signature generator nhé.
Do Gmail là Email được dùng phổ biến nhất. Nên mình hướng dẫn nơi để đặt chữ ở đây:
Thêm hoặc thay đổi chữ ký Gmail
Bạn có thể sử dụng tối đa 10.000 ký tự trong chữ ký của mình.
- Mở Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt(Hình bánh răng) Chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt
- Trong phần “Chữ ký”, hãy nhập nội dung chữ ký vào hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng nội dung chữ ký bằng cách thêm hình ảnh hoặc thay đổi kiểu văn bản.
- Ở cuối trang, hãy nhấp vào Lưu thay đổi.
Như thế là bạn đã có thể thêm hay thay đổi chữ ký của Gmail bạn thành công rồi đó.
Tên địa chỉ email của bạn
Nếu bạn dùng email công ty để gửi thì cái này không thay đổi được. Không có gì cần nói về địa chỉ email do công ty cấp.
Tuy nhiên, nếu bạn đang đang đi xin việc hay sử dụng 1 email miễn phí chẳng hạn thì nên lưu ý cái địa chỉ email của bạn tên thế nào.
Cụ thể:
Địa chỉ email có nghiêm túc thể người gửi là ai hay không? Bạn có dám dùng cái email thời trẻ trâu. Kiểu anhdeptrai@gmail.com để gửi mail xin việc không? Bạn dám gửi thì có chắc đã được nhà tuyển dụng họ để mắt không. Nhìn cái địa chỉ email nó không nghiêm túc.
Địa chỉ email là thứ rất quan trọng vì nó tạo ấn tượng cho người nhận thư. Biết được người gửi là ai. Thường cách tốt nhất là tạo địa chỉ email theo như họ tên. Nếu bị trùng lặp thì bạn có thể thêm số hay nghề nghiệp của bạn vào thêm.
Nên lựa chọn tạo địa chỉ email có dạng như sau:
tranvana@gmail.com
hoangvanthu@gmail.com
lythuongkiet@yahoo.com
tranhungdao2202@gmail.com
Tuyệt đối không lựa chọn những địa chỉ email có tên xì teen, trẻ trâu,… đọc vô là liên tưởng bạn không nghiêm túc hoặc là người còn đang độ tuổi teen. Chẳng hạn như cái địa chỉ email bên dưới:
hoangtumaulanh@yahoo.com
congchuabongbong@gmail.com
tuandeptrai@gmail.com
betraucute@gmail.com
…..
Kiểm tra chính tả
Nếu người nhận là 1 người khó tính. Họ sẽ thấy khó chịu với email có lỗi chính tả. Do đó bạn nên kiểm tra kỹ càng chỉnh sửa lại các lỗi chính tả trước khi gửi.
Việc này vừa giúp không gây khó chịu cho người nhận vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của email bạn là không có sai sót.
Hy vọng qua bài viết Cách viết một email cơ bản và chuyên nghiệp đã có thể giúp bạn nắm được cách viết email sao cho chuyên nghiệp khi đi làm. Cám ơn các bạn đã dành thời gian để theo dõi bài viết này. Hẹn gặp lại các bạn ở một bài viết khác nhé.